Theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo Thông tư 05/2024 (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 09/2025, ngày 13/6/2025) của Bộ trưởng Bộ Xây dựng thì hồ sơ đề nghị công nhận BQT chung cư gồm có:

(1) Trường hợp đối với Ban quản trị (BQT) được bầu tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu

– Văn bản đề nghị của chủ đầu tư, trong đó nêu rõ tên BQT đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua (nếu thành lập BQT của tòa nhà chung cư thì tên BQT được đặt theo tên hoặc số tòa nhà; nếu thành lập BQT của cụm nhà chung cư thì tên BQT do Hội nghị nhà chung cư quyết định).

 – Biên bản họp Hội nghị nhà chung cư về việc bầu BQT.

– Danh sách các thành viên BQT, trong đó nêu chức danh Trưởng ban, Phó ban quản trị.

– Quy chế hoạt động của BQT đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.

(2) Trường hợp bầu lại BQT khi hết nhiệm kỳ, bầu BQT mới do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm theo quy định hoặc bầu thay thế thành viên BQT, bầu thay thế Trưởng ban, bầu thay thế Phó ban quản trị không phải là đại diện của chủ đầu tư hoặc do chủ đầu tư không cử đại diện thay thế:

– Văn bản đề nghị của BQT được bầu.

– Bản gốc quyết định công nhận BQT.

– Biên bản họp Hội nghị nhà chung cư về việc bầu lại, bầu thay thế BQT hoặc thành viên BQT hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị; trường hợp bầu thay thế thành viên BQT theo hình thức xin ý kiến các chủ sở hữu căn hộ thì phải có biên bản.

– Danh sách các thành viên BQT , trong đó nêu chức danh Trưởng ban, Phó ban quản trị.

– Quy chế hoạt động của BQT đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua. ội nghị nhà chung cư quyết định.

(3) Trường hợp tách BQT cụm nhà chung cư:

Khi đề nghị công nhận BQT của tòa nhà sau khi tách khỏi cụm nhà chung cư thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ giống như trường hợp bầu lần đầu kèm theo biên bản thống nhất tách khỏi cụm nhà chung cư của đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư. Cạnh đó là bản gốc quyết định công nhận BQT trước khi tách.

(4) Trường hợp đề nghị công nhận BQT của cụm nhà chung cư sau khi có tòa nhà tách khỏi cụm thì hồ sơ bao gồm:

Văn bản đề nghị của BQT cụm nhà chung cư, bản gốc quyết định công nhận BQT cụm nhà chung cư, danh sách các thành viên BQT cụm nhà chung cư còn lại. Trường hợp phải bầu lại Trưởng ban quản trị cụm nhà chung cư thì phải kèm theo biên bản họp Hội nghị nhà chung cư về việc bầu Trưởng ban và danh sách người được bầu.

(5) Trường hợp nhập BQT:

Trường hợp đề nghị công nhận BQT cụm nhà chung cư sau khi nhập các BQT của các tòa nhà thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ giống như công nhận lần đầu, kèm theo biên bản đề nghị tập thể của đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư và bản gốc các quyết định công nhận các BQT tòa nhà chung cư.

(6) Trường hợp đề nghị công nhận BQT cụm nhà chung cư do nhập BQT của tòa nhà vào BQT của cụm nhà chung cư thì hồ sơ bao gồm:

Văn bản đề nghị của BQT cụm nhà chung cư kèm theo các biên bản họp về việc nhập các BQT các toà chung cư, kèm theo danh sách các thành viên BQT của cụm và bản gốc quyết định công nhận BQT tòa nhà, cụm nhà chung cư.

(*) Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có Biên bản bầu BQT hoặc thành viên BQT theo quy định, BQT có trách nhiệm nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến một bộ hồ sơ đề nghị công nhận BQT đến UBND cấp xã (phường) nơi có nhà chung cư. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị của BQT thì UBND cấp xã (phường) nơi có nhà chung cư kiểm tra hồ sơ và ban hành quyết định công nhận BQT.